Beslutstödsystemet BPRS (Budgetsystem, Prognossystem, Rapportsystem och Nyckeltal)

När är det lämpligt att använda Excel jämfört med en systematiserad lösning i budget- och prognosprocessen?

Det finns en stor frihet med att använda en Excellösning men den leder ofta till felkällor p.g.a. felaktiga formler och trasiga länkar. Tungt manuellt arbete och svårigheter att arbeta med flera budget- och prognosversioner, dessutom kan överblicken för användarna bli begränsad. Vi har ett alternativ till en Excellösning och det är en systematiserad lösning, men vilka är för- respektive nackdelarna? Fördelar med Excel:

• Frihet
• Fritt användargränssnitt

Jämfört med en ren Excellösning finns det fördelar med att använda en systematiserad lösning.
Några exempel:

• Minskat manuellt arbete med sammanställning och konsolidering.
• Enklare att jobba med flera olika budget-/prognosversioner.
• Minskat personberoende i budget- och prognosprocesserna eftersom rena Excellösningar tenderar att bli beroende av enskilda personer.
• Mindre risk för manuella fel, trasiga länkar och felaktiga formler än i Excelblad.
• God översikt för administratörer.
• Förenklar möjligheten att arbeta med bottom up som top down perspektiv i samma modell.
• En utvecklad lösning klarar av att hantera alla detaljer i modellen vilket gör att budget/prognos kan göras på samma detaljnivå som utfallet.
• Kan ladda in data från ekonomisystemet och andra försystem, vilket minskar behovet av manuell inmatning av data (exempelvis utfall som användaren ofta vill ha med in i modellen som jämförelsedata).
• Kan med fördel sättas upp att exportera den färdiga budgeten/prognosen till ekonomisystemet och andra försystem.
• Kan skötas i ett enkelt webgränssnitt.

Slutsatsen av ovanstående blir att mindre organisationer eller organisationer med okomplicerade behov klarar sig säkert med en Excellösning. Däremot har större organisationer som har flera människor involverade, med en större komplexitet i budget- och prognosbehoven, flera budgetversioner och flera olika nivåer i organisationen anledning att titta närmare på någon standardlösning.

Om Ni använder Excel för budget, prognos och rapportering har vi på Avancit en lösning för att göra arbetet effektivare, lättare, snabbare, mer flexibelt och mindre resurskrävande! Med vår lösning, BPRS, kan Ni göra budget, prognos och skapa anpassade verksamhetsrapporter med utfallsdata till alla olika funktioner inom organisationen. Allt detta i ett system!

• Systemet är helt webbaserat vilket betyder att ni inte behöver betala licens för varje användare, endast en licens behövs.
• Enkel och snabb installation jämfört med många konkurrerande system, utan att tumma på kvalitén.
• Ni har era egna standardrapporter som når alla användare i organisationen och det går enkelt och snabbt att ta fram nya rapporter för specifika behov som löpande uppkommer.
• Administrationstid för budget, prognos och rapportframställan minimeras.
• Väldigt intuitivt och användarvänligt med t ex drilldown.
• Godtyckligt antal träd kan användas (organisatorisk, legala, region, affärsområde etc). Ett oerhört kraftfullt verktyg inför fördelningar, säkerhetshantering och uppföljning på olika ledder.
• Godtyckligt antal perioder (Budget, prognoser, simuleringar etc) kan hanteras.
• En användare ser bara det som behörigheten ger.
• Startsidan kan användas för översiktlig information från olika källor eller och/eller som meddelandeyta.
• Många intelligenta funktioner som t ex datumval via popup-kalender, diagram, omkostnader grupp/konto, timbokning, investeringar, säljplan och många flera funktioner.

Boka in oss för ett möte så berättar vi om oss och vår lösning!
Kontaktperson ser du längst upp på sidan.

Fråga oss gärna också hur våra tekniktjänster kan effektivisera er infrastruktur!